Microsoft Teams al Campus Virtual
De Campus Virtual URV - Ajuda
PENDENT D'ACTUALITZAR A M4.1
|
Teams al Campus Virtual: últimes novetats
|
Un grup de Teams generat automàticament a cada Aula Virtual
A cada aula virtual de docència reglada (Graus i Màsters oficials) hi ha un grup de Teams. El grup és únic per a tota l'Aula Virtual, per tant les videoconferències seran obertes a tot l'alumnat que forma part de l'Aula.
L'enllaç al grup el trobem situat dins d'un bloc a l'aula virtual (part dreta de la finestra).
Fitxer:Teams-block.png
|
ATENCIÓ! Hem vist que moltes de les incidències i algunes de les limitacions que es produeixen accedint al Teams a través del web, no es donen si s'utilitza l'aplicació MS Teams d'escriptori. Passos per a instal·lar-la: |
Què és un grup de Teams?
Un grup de Teams és un espai a l'aplicació del Microsoft Teams de la URV, al qual pertanyen un grup d'usuaris per poder reunir-se i treballar de manera contínua amb la plataforma. En el cas dels grups de Teams d'aula virtual, en cadascun hi ha els docents i tots els estudiants de l'aula virtual del Moodle, tot i que només els docents poden iniciar les videoconferències.
Com a docent
Com inicio una videoconferència?
Només els docents podeu iniciar una videoconferència dins el grup de Teams. Per a fer-ho has d'accedir a l'aula virtual al Campus Virtual i seguir els passos que et mostrem en els següents videotutorials.
|
ATENCIÓ! Hem vist que moltes de les incidències i algunes de les limitacions que es produeixen accedint al Teams a través del web, no es donen si s'utilitza l'aplicació MS Teams d'escriptori. Passos per a instal·lar-la: |
Com planifico una videoconferència?
En els casos en els quals hagis de convidar a la videoconferència persones que no figuren als participants de l'Aula virtual, pot ser útil planificar la videoconferència. D'aquesta manera podràs proporcionar la URL de la mateixa amb prou temps d'antel·lació.
Com compateixo una presentació o la pantalla de l'ordinador?
Compartir una presentació des de l'aplicació d'escriptori >>>>- Compartir una presentació des del web>>>>
- Compartir la pantalla o un document >>>>
- Ancorar càmeres del participants amb Teams >>>>
A més a més, ara trobaràs noves opcions per mostrar la teva imatge de la càmera web amb el contingut que estàs compartint gràcies al mode de presentador:
Fitxer:Presentador Teams.PNG
Quan comparteixis una presentació PowerPoint pots evitar que els alumnes naveguin per les diapositives lliurament clicant sobre la icona de "Vista privada":
Com gestiono el rols dels assistents?
Qui pot compartir el micròfon i la càmera?
Aquestes configuracions poden evitar moltes interrupcions o imatges de participants que són visibles als enregistraments, amb l'afectació sobre la protecció de dades personals que això implica.
Qui accedeix amb rol presentador?
Enregistraments
|
Instruccions sobre protecció de dades personals en les gravacions de les classes Les gravacions de les classes per ser retransmeses només es poden utilitzar per a finalitats docents. El vídeo resultant només podrà ser publicat a l’aula virtual i no en cap web externa. No es poden compartir els enregistraments d'altres cursos al curs actual, a menys que es tingui el consentiment de tots els estudiants. Al final d'aquest bloc es pot trobar un document de consentiment dels estudiants creat pels delegats de protecció de dades. Es recomana que les intervencions dels estudiants a l’aula es realitzin sense imatge ni veu.
S’informa els i les estudiants que les sessions poden ser enregistrades per posar-les a disposició de tots els i les estudiants de l’aula.
|
Microsoft ha implementat canvis al sistema d'enregistraments del Teams.
Els enregistraments fets a partir del dia 4 de febrer de 2021 apareixen a l'aula virtual de cada assignatura.
Els enregistraments es pengen inicialment en estat ocult pels estudiants. Pots canviar l'estat per defecte dels enregistraments fets a partir d'ara amb l'opció que tens a la dreta "Visibilitat per defecte dels nous enregistraments". Tingues en compte que aquest canvi no alterarà la visibilitat dels vídeos que ja hi ha en aquesta pàgina, sinó que només aplicarà als enregistraments nous.
Des de la pantalla d'enregistraments del Teams de l'aula virtual pots gestionar-ne la visibilitat i dur a terme altres accions.
Fitxer:Recordings-actions2.png
Descripció del flux per a la publicació dels enregistraments
Un cop finalitzat l'enregistrament dins la videoconferència, aquest pujarà automàticament al l'espai del núvol de Microsoft de la URV i apareixerà al llistat d'enregistraments del Teams dins l'Aula virtual, en estat "ocult" pels estudiants" o en l'estat que els docents de l'aula virtual hagin configurat per defecte. Aquest procés pot trigar més o menys temps en funció de la mida de la gravació que és proporcional a la durada de la mateixa, habitualment entre 60 i 90 minuts com a mínim.
Accions disponibles per a cadascun dels enregistraments
El llistat d'enregistraments ens proporciona un conjunt d'eines per a la seva gestió. De cada enregistrament podem:
|
|
|
ATENCIÓ! Les accions de mostra/ocultar i eliminar no són immediates. Després de fer clic a sobre de la icona corresponent el moodle recull la petició i l'envia als servei de Office365 de la URV. Un cop aquest l'ha processada es fa efectiva al moodle. Aquests processos de canvi d'estat d'un enregistrament poden trigar entre 15 i 30 minuts a executar-se. Mentre s'està duent a terme aquest procés, al costat de les icones de les accions dels enregistraments apareix aquest simbol que indica l'estat provisional. |
Com visualitzo els enregistraments?
Pots visualitzar els vídeos des de l'aula virtual. És necessari que a més d'accedir al Campus Virtual, estiguis autenticat a l'Office365.
Puc rebre avisos de quan els enregistraments estan disponibles a l'aula virtual?
Si. Per cada vídeo que s'afegeix a la llista d'enregistraments es genera una notificació. Per defecte aquesta només apareix al menú de notificacions un cop ens trobem dins el Campus Virtual.
Si vols rebre les notificacions sobre nous enregistraments al correu electrònic o a l'aplicació mòbil pots activar-les a les preferències de les notificacions.
Fitxer:Recordings-notifications.png
Com puc crear Breakout rooms o grups de treball durant una videoconferència amb Teams?
- En el transcurs d'una videoconferència pots organitzar equips de treball amb els estudiants a través de la funcionalitat "Breakout Rooms".
- Aquesta funcionalitat, permet organitzar els estudiants en grups i enviar-los a una sessió virtual exclusiva per a ells.
- Com a docent, tens la possibilitat de "visitar" a cadascun dels grups per tal d'atendre els dubtes i supervisar la seva feina.
Tingues en compte que aquests grups de treball són temporals mentre duri l'activitat i formen part de la sessió. No persisteixen en el temps.
Per saber-ne més sobre el seu funcionament fes clic a creació de sales de grups de treball durant una videoconferència a Teams.
Els canals de Teams a l'Aula virtual
Cada grup de Teams d'aula virtual pot tenir fins a 30 canals. Aquests canals poden ser oberts a tot el conjunt de la classe o privats per a algun grup definit a l'aula virtual, sigui un grup de matrícula o un grup creat ad-hoc a l'aula virtual. El professorat sempre tindrà accés a tots els canals que existeixin dins una aula virtual.
|
IMPORTANT: Cal tenir present que els canals NO estan pensats perquè els estudiants treballin de manera autònoma en grups, ja que, perquè els estudiants puguin accedir a la sessió de videoconferència al canal, cal que el docent iniciï la sessió prèviament, igual que quan realitza les videoconferències des de l'enllaç Teams de grup. Si vols que els estudiants puguin treballar en grup a distància mitjançant MS Teams, pots demanar-los que es creïn les seves pròpies reunions a través del Calendari d'Outlook seguint les següents instruccions: Reunions de Teams creades al Calendari de l'Outlook365 |
Com crear un canal de Teams
Per a crear un canal de Teams, només cal afegir una activitat del tipus "Canal de Teams".
Passos:
1. Posarem nom i descripció si es vol, aquesta no és imprescindible.
2. Si volem que aquest canal de Teams sigui un canal privat per a un grup d'alumnes ja existent a l'aula virtual, caldrà indicar-ho a l'apartat de "Restriccions d'accés". Veure més sobre gestió de grups i restriccions d'accés a una activitat.
3. Desem canvis.
|
ATENCIÓ! El procés de generació del canal no és immediat. Després de fer clic a "Desar els canvis" el moodle recull la petició i l'envia al servei de l'Office365 de la URV. Un cop aquest l'ha processada es fa efectiva al moodle. El temps d'espera amb el qual hem de comptar és d'entre 15 i 30 minuts aproximadament. Mentre el procés estigui en curs, es mostrarà el text: "Pendent de creació" al costat del nom que hem donat al nou canal de Teams.
|
Com funciona un canal de Teams?
Un canal de Teams té el mateix funcionament que el grup de Teams, la diferència rau en quins alumnes de l'aula virtual hi podran accedir en funció de les restriccions d'accés definides.
|
En aquesta pantalla trobem en primer lloc el nom, la descripció i l'enllaç que ens portarà cap al canal de Teams, i en segon lloc el llistat d'enregistraments fets dins d'aquest canal. |
|
L'enllaç ens mostra dos noms diferents. En aquest exemple veiem "Estudiants grup tarda" que és el nom que hem donat a l'activitat tipus "Canal de Teams" al moodle, i "Canal_12" que és el nom que aquest canal té dins del Microsoft Teams. |
Quin aspecte té el canal al Teams?
L'aspecte és pràcticament igual que el que veiem quan ens trobem dins un grup de Teams d'aula virtual. La diferència està en que al costat esquerre veiem que estem ubicats, en aquest cas, dins el "CANAL 8".
Els enregistraments en els canals de Teams
Pel que fa referència als enregistraments i al seu funcionament podeu consultar l'apartat anterior sobre enregistraments al Teams. És exactament el mateix, amb la diferència de que només els estudiants que tinguin accés al grup de Teams, tindran accés al llistat d'enregistraments del mateix.
Enquestes a MS Teams amb Forms
MS Teams incorpora l’eina Forms per fer enquestes en directe durant les sessions de videoconferència, ja sigui en reunions de calendari com a les sessions a l'equip d'una assignatura. Cal destacar que aquesta eina no està disponible als canals de MS Teams.
Aquesta nova funcionalitat et permet dinamitzar les teves sessions llençant preguntes als teus alumnes mentre es desenvolupa la sessió, ja sigui des del xat principal com des del xat de la mateixa trucada.
Activa Forms a MS Teams
El primer pas per poder fer servir Forms a MS Teams és activar l'eina Forms a qualsevol xat de reunió. Podeu crear una reunió de calendari per fer-ho o aprofitar alguna en la que estigueu sols, ja que per activar-ho cal crear una primera enquesta.
Aquest procés només cal fer-lo un cop. Una vegada afegida la icona, podràs fer les enquestes des del xat de la conversa dintre o fora de la trucada.
Per fer-ho, tens dues opcions: des del xat principal de la reunió o des de dins de la trucada.
Si ho vols fer des del xat principal:
1. Situat al xat de la reunió.
2. Clica sobre els tres puntets de la barra d'eines.
3. Al cercador d'aplicacions, tecleja "Forms".
4. Fes clic sobre la icona de "Forms".
5. Crea la teva primera enquesta (pots desar amb l'enquesta de mostra que apareix).
6. Envia-la.
Si ho vols fer des de dins d'una trucada de reunió:
Fent això, actives la icona de Forms per a tots els xats de MS Teams, però no apareixerà directament ni als xats de les trucades/videotrucades, ni a la barra d'eines d'aquestes. Per això et recomanem que cada cop que vulguis fer una enquesta o facis des del xat principal per comoditat, ja que, com podràs veure a continuació, sí que tens l'opció d'activar la icona a la barra d'eines de les trucades de reunions de calendari, mentre que no ho pots fer de les trucades que puguis realitzar als equips d'assignatura.
Afegeix la icona de Forms a la barra d'eines de les reunions de calendari
Si vols que t'aparegui la icona de Forms a la barra d'eines d'una trucada/videotucada a una reunió de calendari, cal que segueixis aquestes indicacions:
ATENCIÓ: Això no ho podràs fer als equips de docència.
Preparar i enviar una enquesta
Un cop activat el Forms, per preparar una enquesta, només cal que cliquis sobre la icona "Forms", que trobaràs al xat principal de qualsevol conversa.
Crear l’enquesta és molt simple, només cal afegir la pregunta i les opcions de resposta:
També incorpora l’opció d’establir la selecció de diverses opcions de resposta amb el botó “Respostes múltiples”, compartir automàticament els resultats després de la votació o mantenir l’anonimat de les respostes rebudes.
Un cop desada l’enquesta, es visualitzarà al xat principal i al de la trucada si està iniciada, per tal que els participants puguin respondre.
Com gestiono les enquestes?
Tal com s'ha comentat en apartats anteriors, trobem les enquestes que es poden fer a les reunions de calendari i aquelles que es poden fer als equips de les assignatures. Aquesta diferenciació és important a l'hora d'entendre les opcions de gestió de les dades de les enquestes a què podem optar.
Pel que fa a les enquestes realitzades als equips d'assignatura, no podem fer cap gestió fora de mostrar o no els resultats als participants. Per altra banda, amb les enquestes realitzades a reunions de calendari, sí que podem fer algunes accions de gestió.
A l’apartat “Forms” trobaràs totes les enquestes creades en aquella reunió i el seu estat (En directe / Tancades):
Sota de cada enquesta trobaràs un botó desplegable que et permet “Tancar l'enquesta”, “Exportar els resultats” els quals es descarregaran automàticament en prémer el botó a la carpeta de descàrregues del teu ordinador, i “suprimir l'enquesta”.
Les enquestes tancades sempre es poden reobrir.
Com a estudiant
Com em connecto a una videoconferència?
Només els docents poden iniciar una videoconferència dins el grup de Teams de l'aula virtual. Per a accedir a una videoconferència que el/la docent hagi iniciat, llevat que el/la docent t'hagi donat altres instruccions, has d'accedir a l'aula virtual del Campus Virtual i seguir els passos que et mostren al següent videotutorial.
Enregistraments
|
Instruccions sobre protecció de dades personals en les gravacions de les classes No està permès que els i les estudiants enregistrin les classes o activitats avaluatives sense l’autorització del professorat. També queda prohibit difondre públicament per internet o per qualsevol altre mitjà les classes, activitats avaluatives i els materials docents que el professorat hagi posat al seu abast sense la seva autorització.
|
Microsoft ha implementat canvis al sistema d'enregistraments del Teams.
Els enregistraments fets a partir del dia 4 de febrer de 2021 apareixeran directament al l'aula virtual de cada assignatura.
Els enregistraments es pengen per defecte en estat ocult pels estudiants. Des de la pantalla d'enregistraments del Teams de l'aula els docents poden gestionar-ne la visibilitat.
Com visualitzo els enregistraments?
Pots visualitzar els vídeos des de l'aula virtual. És necessari que a més d'accedir al Campus Virtual, estiguis autenticat a l'Office365.
Puc rebre avisos de quan els enregistraments estan disponibles a l'aula virtual?
Si. Per cada vídeo que s'afegeix a la llista d'enregistraments es genera una notificació. Per defecte aquesta només apareix al menú de notificacions un cop ens trobem dins el Campus Virtual.
Si vols rebre les notificacions sobre nous enregistraments al correu electrònic o a l'aplicació mòbil pots activar-les a les preferències de les notificacions.
Fitxer:Recordings-notifications.png
Incidències freqüents
Que el fitxer del vídeo de l'enregistrament, passades dues hores de la seva finalització, no apareix al Campus Virtual
La solució és fer un tancament de sessió complert a l'aplicació del MS Teams. Un cop s'han tornat a introduir les credencials tot a funcionat segons l'esperat. Aquesta acció només cal fer-la una vegada.
Et recordem que per a fer un tancament de sessió cal fer-ho des del menú d'usuari de l'aplicació tal i com s'indica a la imatge següent.
En algun enregistrament fet no es carrega el PowerPoint que he compartit. Apareix el text "Loading.." i no es veuen les diapositives
S'han detectat alguns casos en els quals tot i haver funcionat tot correctament durant la sessió per videoconferència, posteriorment a la gravació no apareix el PowerPoint que s'ha compartit. Enlloc de la presentació es veu aquesta imatge.
En tots els casos detectats, el problema s'ha solucionat tancant completament la sessió a l'aplicació MS Teams i accedint de nou amb les credencials. Recorda que per a tancar la sessió no n'hi ha prou amb tancar la finestra, sinó que s'ha d'obrir el menú de l'aplicació i prémer "Tancar la sessió"
Veig el reproductor de vídeo però el fons està en negre, no veig el vídeo
Recorda que per a poder visualitzar els vídeos has d'estar validat també al http://virtual.urv.cat. Els vídeos es troben al Sharepoint i cal que t'hagis identificat per a que es comprovi que tens permís per a visualitzar-lo.
No aconsegueixo validar-me al microsoft Teams
Per a poder accedir als grups de Teams des del Campus Virtual, cal estar validat al Teams. Si tens dificultats per a fer-ho et proposem que ho facis en dos passos diferenciats:
1) Accedir i validar-te amb les credencials a https://virtual.urv.cat
2) Accedir i validar-te amb les mateixes credencials a https://campusvirtual.urv.cat
Problemes de validació per accedir al Teams? >>>>
Veig diferents videoconferències obertes simultàniament i els estudiants no entren a la que toca
Si hem d'accedir a la mateixa sessió més d'un docent alhora, és important que només un iniciï la videoconferència.
Com evitem, dins el grup de Teams, tenir oberta més d'una videoconferència al mateix temps? >>>>
Activo l'enregistrament de la sessió però aquest no s'inicia
Hem detectat que a vegades no s'inicia a la primera i cal insistir i repetir l'acció d'iniciar l'enregistrament.
L'enregistrament de la sessió no sempre funciona al primer intent >>>>
Com evito que els estudiants tinguin inicialment rol de "presentador"?
El fet de tenir molts estudiants alhora connectats i que tots tinguin permisos, per a compartir, descompartir, posar mut qualsevol micròfon o fins i tot expulsar a algun altre usuari de la videoconferència pot dificultar la dinàmica de la sessió. Aconsellem que un cop oberta la videoconferència sigui un dels primers passos a fer i així evitar aquestes situacions no desitjables.
Que els estudiants entrin per defecte sense tenir permisos de presentadors >>>>
Amb la pantalla compartida mostro un vídeo. Per què els assistents no senten l'àudio d'aquest?
És possible fer-ho però només funciona amb l'aplicació. Per tant l'hauràs de tenir instal·lada. En el moment de compartir la pantalla, has de marcar l'opció "Incloure l'àudio del sistema" abans de compartir l'escriptori. Un cop fet pots reproduir el vídeo i el so d'aquest es retransmetrà per la videoconferència.
Aquesta opció està disponible a l'aplicació de windows i MAC.
Preguntes d'ús freqüent
Com instal·lo l'aplicació de MS Teams al meu ordinador?=
Pots utilitzar el MS Teams dins el navegador o a través de l'aplicació d'escriptori. Aquesta segona permet fer alguna cosa més com per exemple, veure més webcams simultàniament en cas que els assistents enviïn la seva imatge o la possibilitat de poder enviar l'àudio del nostre ordinador quan es comparteix l'escriptori.
És aconsellable instal·lar l'aplicació en els casos que sempre es faci servir el mateix ordinador per accedir a les videoconferències. Tenir l'aplicació evita que cada vegada ens hàgim de validar al MS Teams quan volem participar en una videoconferència.
- Instal·lar l'aplicació d'escriptori de MS Teams (Windows) >>>>
- Instal·lar l'aplicació d'escriptori de MS Teams (MAC) >>>>
Quants usuaris poden connectar-se simultàniament?
A cada sala del Teams s'hi poden connectar 1000 usuaris simultàniament (actualitzat el 13 de maig del 2021).
Quants alumnes puc visualitzar simultàniament?
Estudiants i docents podran veure fins a 49 assistents en una finestra de videoconferència (vista de reunió de classe 7x7). Per activar aquesta opció s'ha d'estar en una reunió de més de nou persones amb les càmeres activades (Si utilitzes Teams a la web, només podràs veure una càmera de forma simultània, per tant és recomanable utilitzar la versió d'escriptori).
Per poder activar la galeria gran i veure els 49 assistents, s'ha d'utilitzar l'aplicació d'escriptori amb l'opció de les novetats de les reunions activa. El següent videotutorial explica com activar-la:
Activar les novetats a les reunions >>>>
Selecciona l'opció Galeria gran del menú dels tres punts (Més opcions) de la barra d'eines que es troba a la part superior dreta: Fitxer:Galeria gran menu.jpg
Ara ja es poden veure fins a 49 càmeres de forma simultània:
Fitxer:Galeria gran 49 cams.jpg
Com descarrego el llistat de participants de Teams?
Un cop finalitzada la videoconferència, l'informe d'assistència apareixerà al xat de la sala. Aquest es pot descarregar en format CSV per a ser visualitzat amb l'Excel. Trobaràs l'arxiu a la carpeta Descàrregues.
Fitxer:Informe assistencia.png
Puc establir que els estudiants passin per la sala d'espera abans d'accedir?
Sí. Es pot configurar l'accés a la sala del Teams perquè els assistents quedin a la sala d'espera fins que se'ls doni accés. Et mostrem com fer-ho en el següent videotutorial:
Configurar la sala d'espera del Teams >>>>
Com puc seleccionar la càmera d'un participant en concret per visualitzar-lo a ell?
Per poder seleccionar la càmera del participant que volem veure, ho fem a través de l'opció "Ancora", aquesta acció només afecta a l'usuari que "ancora" la càmera. Et mostrem com fer-ho en el següent videotutorial:
Seleccionar la càmera d'un participant en concret >>>>
Com posar una persona en primer pla?
Aquesta funcionalitat la té el docent i afecta a tots els participants en la videoconferència, és a dir, tothom veurà en primer pla la càmera seleccionada i la resta en petit.
Per poder utilitzar aquesta funcionalitat, s'ha d'utilitzar l'aplicació d'escriptori amb l'opció de les novetats de les reunions activa. El següent videotutorial explica com activar-la:
Activar les novetats a les reunions >>>>
Aquest vídeo mostra com posar en primer pla la nostra càmera o la de qualsevol participant perquè sigui el vídeo principal que veu tothom.
Posar un participant en primer pla >>>>
Aquesta acció no queda reflectida a l'enregistrament. Microsoft ha anunciat que és una limitació temporal i que en breu també afectarà la gravació.
Puc silenciar les notificacions al Teams?
Sí. Si reps notificacions de reunions de Teams que has entrat en el passat, com per exemple d'algun dels webinaris on hagis participat i vols deixar de rebre-les, pots silenciar-les. Et mostrem com fer-ho:
Silenciar les notificacions d'una reunió >>>>
Puc convidar alguna persona externa a la URV a unir-se a la videoconferència?
Si. Un cop iniciada la videoconferència, pots obtenir l'enllaç a la mateixa. Tingues en compte que el Teams ens proporciona aquesta informació en format HTML, per tant, l'hem de posar en algun lloc que sigui capaç de llegir-lo, per exemple el client de correu electrònic.
Com obtenir l'enllaç d'una reunió per a convidar a alguna persona externa? >>>>
Puc iniciar una videoconferència amb l'aplicació del MS Teams sense passar pel Campus Virtual?
Si. Però tingues en compte que els noms dels equips, per limitacions del sistema, no contenen els noms de les aules virtuals i pot costar saber a quina aula virtual correspon cada equip. En el següent vídeo et mostrem com accedir directament a un equip i iniciar una videoconferència, sense passar per l'aula virtual.
Iniciar una videoconferència amb l'aplicació del MS Teams sense passar pel Campus Virtual >>>>
Suport
Per resoldre els teus dubtes o incidències, pots contactar amb nosaltres a través del SAU donant el màxim de detall possible per poder-te ajudar (nom complet, DNI/NIE o passaport, data de naixement, telèfon de contacte, codi o nom complet de l'assignatura o espai en el qual necessites ajuda, etc.). Enllaç directe:
https://sau.urv.cat/servicedesk/customer/portal/1/create/15 (S'obre en una pàgina nova)
Ens serà molt útil si ens proporciones la següent informació:
- Codi o nom complet de l'espai o assignatura per la qual necessites ajuda.
- Telèfon de contacte i franja horària en què podem localitzar-te.
|
ALTRA AJUDA RELACIONADA AMB EL TEAMS |
