Consells per a la realització de webinars

T'has plantejat alguna vegada realitzar un webinar? Saps quines consideracions has de tenir en compte abans, durant i en finalitzar el webinar? Aquesta guia t'ajudarà a planificar la teva intervenció de manera efectiva per tal que facis el webinar amb èxit! Un webinar o seminari web és una trobada virtual en format de vídeo sobre un tema especialitzat. Es du a terme a través d'internet i regularment es comparteix en temps real, encara que també pot ser gravat amb anticipació. També es permet la participació de l'audiència per fer preguntes, comentaris o col·laborar amb el presentador. Els webinars ens brinden l'oportunitat d'organitzar un esdeveniment digital interactiu per a un públic objectiu o potencial, sense importar on es trobin. Són una manera eficaç d'arribar a moltes persones.

Abans de la realització del webinar

Comparteix amb un company el guió i contingut del webinar.

Compartir el guió i el contingut del webinar amb un company/a t'ajudarà a millorar el seu enfocament, per a la planificació del temps, per a verificar si compleixes amb l'objectiu i els punts clau que vols transmetre en el webinar... La revisió d'un extern et donarà molta informació valuosa per a millorar!

Fes com a mínim un assaig "real" del webinar amb un company.

Realitza un assaig del webinar amb algú que després et pugui donar "feedback" per tal de millorar. Aquesta posada en escena ha de ser el més real possible: fes totes les accions que faries el dia del webinar i si t'equivoques no t'aturis i actua com si estiguessis en directe. Un cop finalitzat pregunta al company/a si t'has ajustat al temps previst, si cal redistribuir el temps i els continguts, si les idees claus s'han entès o si l'emissió del vídeo i so ha tingut qualitat. En resum, assajar et donarà informació de què has de millorar i et donarà més seguretat a tu mateix/a.

El dia de la realització del webinar

Prepara el teu ordinador, càmera, micròfon i auriculars.

És important que preparis totes les eines i recursos que necessitis abans i t'asseguris que funcionen correctament. Atura el programari que no necessitis pel webinar, ja que poden carregar el sistema i afegir retards, desactiva qualsevol mena de notificació del teu ordinador i del teu telèfon mòbil. Revisa la barra d'eines del navegador web i el fons de l'escriptori perquè quan comparteixis pantalla, en cas que ho facis, no es vegi informació irrellevant o sensible, oculta el que consideris.

Prepara la sala de webinars Teams.

Revisa i prepara les opcions de la sala que més s'adeqüin a les teves necessitats del webinar perquè en alguns casos et pot ser útil desactivar als participants el micròfon, la càmera i les reaccions durant un cert temps mentre es fa la presentació i tornar-los a activar en el torn de preguntes, a més aquestes configuracions poden evitar moltes interrupcions o imatges de participants que són visibles als enregistraments, amb l'afectació sobre la protecció de dades personals que això implica. Tot despendrà de la dinàmica del webinar. I no t'oblidis de donar el rol de presentador a les persones convidades abans d'iniciar la sessió.

Cinc minuts abans de començar, comparteix el document o imatge amb les normes d’ús de la sala i la normativa vigent respecte l’ús de l’enregistrament.

És recomanable definir unes normes d'ús de la sala, per evitar sorolls i interrupcions durant la sessió, com per exemple: demanar-los mantenir desconnectada la càmera i micròfon per evitar interferències o fer preguntes a través del xat per resoldre al final, entre d'altres que podreu trobar aquí a la plantilla proposada. Per altra banda, els Delegats de Protecció de Dades han elaborat un escrit, que ha de ser mostrat a l'inici dels webinars que han de ser enregistrats, cal que a l'enregistrament també aparegui que s'ha mostrat aquest escrit.

Abans d’iniciar l'enregistrament: dona la benvinguda als assistents i explica breument les normes d’ús de la sala.

És important començar amb una benvinguda adient al context. Les primeres impressions són sempre rellevants, però sobretot pel que fa al discurs. Saluda el teu públic de la manera correcta i atrau la seva atenció.

Inicia l’enregistrament.

Inicia l'enregistrament mostrant la normativa i ús de la sala, presentat de nou i no utilitzis expressions com per exemple "com hem dit abans" o similars perquè quan l'hagis d'editar aquesta frase estarà descontextualitzada i no quedarà bé. En aquest enllaç trobaràs un vídeo de com enregistrar una videoconferència.

Presenta el webinar així com la persona o les persones que participen com a formadors o convidats de la sessió.

Encara que ja ho hagis fet amb anterioritat una vegada iniciat l'enregistrament t'has de tornar a presentar i també als convidats, en cas que n'hi hagi. Agraeix a l'audiència pel seu interès a voler participar, pel seu temps i presenta el tema del webinar. Mira a la càmera com quan parlem a les persones i mirem els seus ulls, ja que això promourà l'interès cap tu i el teu discurs.

En arribar al final de la sessió respon els dubtes dels assitents i agraeix la seva assitència

Deixa al final del webinar un espai de temps per resoldre dubtes que hagin pogut sortir durant la sessió en el xat. Ara sí que pots activar els micròfons o càmeres (sempre que ho consideris adient pel teu webinar) per si algú de l'audiència vol contribuir amb preguntes o aclariments. També t'aconsellem que durant el webinar t'acompanyi algú que reculli les preguntes i revisi el xat, t'ajudarà a dinamitzar la sessió. Recorda d'aturar l'enregistrament quan t'hagis acomiadat dels participants del webinar i tanca la sessió.

Després de la realització del webinar

Comparteix amb els teus companys dubtes i sensacions que has tingut durant la realització del webinari.

Un cop finalitzat el webinar dediqueu uns 5 o 10 minuts amb qui t'hagi acompanyat realitzant el suport en la dinamització de la sessió per parlar de com ha esdevingut la sessió, comparteix les teves inquietuds, rep el feedback del teu company/a i anota possibles millores. També t'ajudarà a millorar i agafar confiança en tu mateix revisar l'enregistrament per detectar possibles erros d'expressió o usos de crosses lingüístiques. Veure't com et desenvolupes farà que detectis punts de millora i també moltes altres coses positives.

Més informació

Com crear un esdeveniment online amb Teams: creació, configuració i gestió

Des de la Factoria URV disposeu de la guia Pautes per a la realització de webinars per part de centres, serveis i unitats de la URV. En aquesta guia trobaràs recomanacions i consideracions per a preparar els webinars sobre aspectes tècnics, metodològics, i consells com: creació d'una reunió, configuració de la sala, gestió de l'assistència, execució del webinar, documentació sobre protecció de dades i gestió de l'enregistrament.

Pautes per a la realització d'una videoconferència docent

Des de la Factoria URV disposeu de la guia Pautes per a la realització d'una videoconferència docent on s'ofereixen consells en relació amb aspectes com: l'espai de treball, la presentació dels continguts, interactivitat, aspectes comunicatius o reducció de la fatiga en les videoconferències.