Microsoft Bookings URV

Microsoft Bookings és una eina senzilla i intuïtiva que permet als docents gestionar tutories i reunions de manera eficient. Permet definir horaris de disponibilitat, enviar recordatoris automàtics i integrar les cites amb Teams i Outlook. Amb aquesta eina, els estudiants poden reservar hores de manera autònoma i organitzada, sense intercanvis de correus. És especialment útil per a seguiments de Treballs Fi de Grau, Màster o Doctorat, pràctiques o atenció personalitzada en assignatures o tutories.

Principals funcionalitats

Microsoft Bookings és una eina integrada dins del paquet d’eines Microsoft 365 que tens disponible com a docent de la URV. Pots accedir-hi directament des de l’iniciador d’aplicacions del teu correu electrònic institucional (als puntets a la cantonada superior esquerra), on trobaràs altres aplicacions com Teams, Outlook o Bookings. També pots accedir-hi a través del Calendari "vés a la meva pàgina de reserves" o d’aquest enllaç directe al catàleg d’aplicacions Microsoft 365 de la URV

Microsoft Bookings ofereix funcionalitats pensades per facilitar la gestió del temps i la organització de trobades virtuals amb Teams o presencials amb els estudiants. Aquestes són especialment útils en contextos com tutories, seguiment de TFG/TFM o consultes d’assignatures, permetent una organització més àgil, personalitzada i eficient del teu dia a dia docent.

Amb Bookings pots:

• Permetre que els estudiants, amb un sol enllaç, consultin les franges disponibles i reservin cita de manera fàcil i autònoma, sense intercanvis de correus ni solapaments.
• Crear franges horàries específiques per a cada tutoria docent o trobada, amb durades i etiquetes personalitzades.
• Reservar espais d’atenció a l’alumnat de forma planificada i coherent amb la teva disponibilitat real.
• Configurar cites privades, accessibles només per a estudiants concrets (per exemple, seguiment de TFG/TFM).
• Afegir automàticament un enllaç a la signatura del teu correu d’Outlook, activant l’opció “Reservar un moment per reunir-se amb mi” des de Bookings.
  

Pots ampliar la informació consultant la documentació oficial de Microsoft Bookings, on trobaràs una visió general completa i actualitzada de totes les funcionalitats disponibles.

Com activar-ho i començar

Microsoft Bookings és fàcil i intuïtiu. Quan accedeixes per primera vegada a Bookings s’activa automàticament un menú d’ajuda que et guia pas a pas. A més, per defecte ja trobaràs dues proves d’horaris públics creats a la teva pàgina, perquè puguis veure un exemple pràctic de com funciona l’eina. Això et permet entendre millor l’estructura de les reserves i adaptar-les segons les teves necessitats docents.
La signatura amb l’enllaç a la teva pàgina de reserves no ve activada per defecte. Si vols que aparegui automàticament al final dels teus correus electrònics amb el missatge “Reservar un moment per reunir-se amb mi”, cal activar-ho manualment des de la configuració de Bookings.
Com fer-ho:

• A Outlook, ves a Configuració > Compte > Signatures.
• Marca la casella “Inclou un enllaç a la pàgina de reserves en la meva signatura” perquè aparegui a la teva signatura.
  

Quan actives la signatura i algú o un estudiant fa clic a l’enllaç de la teva signatura de correu es dirigeix a la teva pàgina de Bookings personal (no a un calendari compartit, ni a cap pàgina genèrica). Aquesta pàgina mostra únicament els serveis (tipus de cita) i franges horàries que tu has configurat prèviament. Quan l’estudiant tria un dia i hora, Bookings crea una entrada directa al teu calendari d’Outlook, amb tota la informació: nom de l’estudiant, descripció, i l’enllaç a Teams si està activat.

Aplicacions en l’àmbit educatiu

Microsoft Bookings permet gestionar les tutories, consultes i reunions acadèmiques, i també coordinar trobades amb altres docents o persones externes. És una eina útil per fer més àgil la comunicació i el seguiment acadèmic. Alguns dels exemples d'ús:

▶Tutories individuals (TFG/TFM, tutories, consultes generals d'assignatures)

Bookings permet definir franges horàries específiques perquè els estudiants reservin una tutoria segons les seves necessitats, sense intercanvi previ de correus. Pots crear serveis amb durades diferents (ex. 30 o 45 minuts) i configurar si són públics o privats. Quan crees una tutoria o qualsevol tipus de reserva a Microsoft Bookings, pots personalitzar molts aspectes perquè s’adaptin plenament a la teva manera de treballar i a les necessitats dels teus estudiants.

• La possibilitat de definir quins dies i hores estàs disponible per a aquest tipus de trobada. Pots configurar franges horàries concretes i recurrents (per exemple, cada dimarts de 10 a 12 h) o bé limitar-les a períodes puntuals, com ara una setmana específica per revisions de treballs. A més, pots controlar amb quanta antelació mínima i màxima es poden fer les reserves (per exemple, no es poden fer cites amb menys d’1 hora d’antelació, ni més enllà de 30 dies vista).
• Un aspecte molt útil és el “buffer” o temps de preparació, que consisteix en afegir un marge abans o després de cada cita per evitar que s’encavalquin les reunions i per tenir temps de preparar-te o fer una pausa. Pots decidir, per exemple, que entre tutories hi hagi sempre 10 minuts de descans o preparació.

• També pots decidir si les franjes horàries son públiques o privades. En el cas les privats, pots generar un enllaç únic d’un sol ús que només serà accessible per aquella persona o alumnes amb qui el comparteixis —això és especialment pràctic per a seguiments individuals de TFG/TFM.

• Un cop configurada la tutoria, Bookings genera automàticament una reunió de Microsoft Teams, de manera que tant tu com l’estudiant rebreu el correu amb l’enllaç i la cita quedarà registrada automàticament al calendari d’Outlook. Això evita passos intermedis i facilita molt la gestió, especialment quan tens moltes sessions setmanals.
• Programa que el sistema enviï un o diversos recordatoris previs —per exemple, 24 hores abans o 1 hora abans de la cita— amb un missatge personalitzat. Aquesta funció evita oblits, millora la puntualitat i et permet mantenir una comunicació automatitzada i eficient amb l’alumnat sense haver d’enviar recordatoris manuals.

▶Franges setmanals per a consultes d’assignatures

Les franges setmanals per a consultes d’assignatures són una de les funcionalitats més útils de Microsoft Bookings en l’àmbit docent. Et permeten establir, de manera fixa i recurrent, unes hores específiques cada setmana perquè els estudiants puguin reservar un espai per fer consultes puntuals, resoldre dubtes o fer seguiment del treball a l’assignatura. Aquesta configuració facilita molt l’organització del teu temps, ja que totes les sol·licituds d’atenció es canalitzen a través d’un sol sistema, evitant correus. A més, pots definir el nombre de reserves per franja, la durada de cada cita i incorporar buffers entre sessions. És una manera eficient de garantir l’atenció a l’estudiantat, sense perdre el control de la teva agenda docent.

▶Reserves amb persones externes a la URV

Pots compartir la teva pàgina de reserves amb persones externes a la institució, sempre que la teva pàgina sigui pública.
Com funciona?
-L’usuari extern accedeix a la pàgina a través de l’enllaç públic.
-Ha d’introduir el seu correu electrònic.
-El sistema li envia un codi de verificació al correu per confirmar la identitat abans de completar la reserva.
-Un cop confirmada, la cita s’afegeix al teu calendari Outlook, igual que amb qualsevol altra reserva.

Preguntes freqüents (FAQ)

▶Puc fer que només els meus estudiants accedeixin a les reserves?

Sí. Pots configurar la teva pàgina com a privada i compartir l’enllaç només amb els estudiants del teu grup, assignatura o TFG/TFM.

▶Puc configurar diferents tipus de reserves segons l’activitat que faig amb els estudiants?

Sí. Pots crear diversos tipus de cites, cada una amb la seva pròpia durada, títol, descripció i horari. Per exemple, pots tenir un tipus de reserva per a tutories de TFG, un altre per a consultes generals d’assignatura i un altre per a seguiment de pràctiques. Això et permet adaptar les opcions de reserva a les necessitats concretes de cada activitat o rol docent.

▶Els estudiants reben algun avís quan fan una reserva?

Sí. Quan un estudiant fa una reserva, rep un correu de confirmació automàtica amb tots els detalls: dia, hora, enllaç a Teams (si està activat) i observacions. A més, si ho configures, poden rebre recordatoris automàtics abans de la trobada. Això millora l’assistència i la puntualitat.

▶Bookings té en compte el meu calendari d’Outlook per evitar solapaments?

Sí. Microsoft Bookings es sincronitza automàticament amb el teu calendari d’Outlook URV. Això vol dir que si ja tens una reunió, classe o cita programada en aquella franja, no permetrà que cap alumne reservi en aquell moment. D’aquesta manera, evites conflictes d’horari i no cal que facis cap gestió manual per bloquejar hores ja ocupades.

▶Es poden fer reserves des de fora del domini URV?

Sí, si la teva pàgina és pública. El sistema envia un codi de verificació al correu extern per confirmar la reserva.

▶Què passa si un alumne vol cancel·lar o reprogramar?

Pot fer-ho a través de l'enllaç de gestió de reserva que rep al seu correu poden cancel·lar o reprogramar la cita de forma senzilla, segons les condicions que hagis configurat.

▶Puc fer pàgines de reserves compartides amb altres docents o membres?

De moment, no està habilitat l'accés a les pàgines de reserves compartides. Per tant, actualment només pots crear pàgines de reserves personals.