Microsoft Bookings URV

Microsoft Bookings és una eina senzilla i intuïtiva que permet als docents gestionar tutories i reunions de manera eficient. Permet definir horaris de disponibilitat, enviar recordatoris automàtics i integrar les cites amb Teams i Outlook. Amb aquesta eina, els estudiants poden reservar hores de manera autònoma i organitzada, sense intercanvis de correus. És especialment útil per a seguiments de Treballs Fi de Grau, Màster o Doctorat, pràctiques o atenció personalitzada en assignatures o tutories.

Principals funcionalitats

Microsoft Bookings és una eina integrada dins del paquet d’eines Microsoft 365 que tens disponible com a docent de la URV. Pots accedir-hi directament des de l’iniciador d’aplicacions del teu correu electrònic institucional (als puntets a la cantonada superior esquerra), on trobaràs altres aplicacions com Teams, Outlook o Bookings. També pots accedir-hi a través del Calendari "vés a la meva pàgina de reserves" o d’aquest enllaç directe al catàleg d’aplicacions Microsoft 365 de la URV

Microsoft Bookings ofereix funcionalitats pensades per facilitar la gestió del temps i la organització de trobades virtuals amb Teams o presencials amb els estudiants. Aquestes són especialment útils en contextos com tutories, seguiment de TFG/TFM o consultes d’assignatures, permetent una organització més àgil, personalitzada i eficient del teu dia a dia docent.

Amb Bookings pots:

• Permetre que els estudiants, amb un sol enllaç, consultin les franges disponibles i reservin cita de manera fàcil i autònoma, sense intercanvis de correus ni solapaments.
• Crear franges horàries específiques per a cada tutoria docent, amb durades i etiquetes personalitzades.
• Reservar espais d’atenció a l’alumnat de forma planificada i coherent amb la teva disponibilitat real.
• Configurar cites privades, accessibles només per a estudiants concrets (per exemple, seguiment de TFG/TFM).
• Afegir automàticament un enllaç a la signatura del teu correu d’Outlook, activant l’opció “Reservar un moment per reunir-se amb mi” des de Bookings.
  

Pots ampliar la informació consultant la documentació oficial de Microsoft Bookings, on trobaràs una visió general completa i actualitzada de totes les funcionalitats disponibles.

Com activar-ho i començar

Microsoft Bookings és fàcil i intuïtiu. Quan accedeixes per primera vegada a Bookings s’activa automàticament un menú d’ajuda que et guia pas a pas. A més, per defecte ja trobaràs dues proves d’horaris públics creats a la teva pàgina, perquè puguis veure un exemple pràctic de com funciona l’eina. Això et permet entendre millor l’estructura de les reserves i adaptar-les segons les teves necessitats docents.
La signatura amb l’enllaç a la teva pàgina de reserves no ve activada per defecte. Si vols que aparegui automàticament al final dels teus correus electrònics amb el missatge “Reservar un moment per reunir-se amb mi”, cal activar-ho manualment des de la configuració de Bookings.

Aplicacions en l’àmbit educatiu

Realitza un assaig del webinar amb algú que després et pugui donar "feedback" per tal de millorar. Aquesta posada en escena ha de ser el més real possible: fes totes les accions que faries el dia del webinar i si t'equivoques no t'aturis i actua com si estiguessis en directe. Un cop finalitzat pregunta al company/a si t'has ajustat al temps previst, si cal redistribuir el temps i els continguts, si les idees claus s'han entès o si l'emissió del vídeo i so ha tingut qualitat. En resum, assajar et donarà informació de què has de millorar i et donarà més seguretat a tu mateix/a.

Preguntes freqüents (FAQ)

▶Puc fer que només els meus estudiants accedeixin a les reserves?

Sí. Pots configurar la teva pàgina com a privada i compartir l’enllaç només amb els estudiants del teu grup, assignatura o TFG/TFM.

▶Puc configurar diferents tipus de reserves segons l’activitat que faig amb els estudiants?

Sí. Pots crear diversos tipus de cites, cada una amb la seva pròpia durada, títol, descripció i horari. Per exemple, pots tenir un tipus de reserva per a tutories de TFG, un altre per a consultes generals d’assignatura i un altre per a seguiment de pràctiques. Això et permet adaptar les opcions de reserva a les necessitats concretes de cada activitat o rol docent.

▶Els estudiants reben algun avís quan fan una reserva?

Sí. Quan un estudiant fa una reserva, rep un correu de confirmació automàtica amb tots els detalls: dia, hora, enllaç a Teams (si està activat) i observacions. A més, si ho configures, poden rebre recordatoris automàtics abans de la trobada. Això millora l’assistència i la puntualitat.

▶Bookings té en compte el meu calendari d’Outlook per evitar solapaments?

Sí. Microsoft Bookings es sincronitza automàticament amb el teu calendari d’Outlook URV. Això vol dir que si ja tens una reunió, classe o cita programada en aquella franja, no permetrà que cap alumne reservi en aquell moment. D’aquesta manera, evites conflictes d’horari i no cal que facis cap gestió manual per bloquejar hores ja ocupades.

▶Es poden fer reserves des de fora del domini URV?

Sí, si la teva pàgina és pública. El sistema envia un codi de verificació al correu extern per confirmar la reserva.

▶Què passa si un alumne vol cancel·lar o reprogramar?

Pot fer-ho a través de l'enllaç de gestió de reserva que rep al seu correu poden cancel·lar o reprogramar la cita de forma senzilla, segons les condicions que hagis configurat.

▶Puc fer pàgines de reserves compartides amb altres docents o membres?

De moment, no està habilitat l'accés a les pàgines de reserves compartides. Per tant, actualment només pots crear pàgines de reserves personals.